আমরা যারা নিজ বাড়ি বা পরিবার থেকে অনেক দূরে অর্থাৎ অন্যকোন শহরে (ঢাকা) চাকুরি বা পড়ালেখা করার জন্য বসবাস করে থাকি। তারা সকলেই মেস বিষয়ের সাথে বেশ পরিচিত। এক কথায় বলতে গেলে যারা ব্যাচেলর হিসেবে রয়েছেন। তারা কোন না কোনভাবে মেস বিষয়ের সাথে জড়িত। যে মেসে আমরা পরিবার পরিজন ছেড়ে অন্য অঞ্চলের লোকদের সাথে এক ছাদের নিচে থাকি। যাকেই বলে মেস, কোন কোন মেস এর গঠন ২-৩ জন সদস্য মিলে করে থাকে। আবার কোন কোন মেস ১০-২৫ জন সদস্য মিলেও করে থাকে। তো আমরা সকলেই জানি যে, একটা মেসে থাকতে গেলে শুধুই ওখানে থাকাই নয়, খাওয়া দাওয়া অন্যান্য আনুষাঙ্গিক খরচের বিষয় রয়েছে। এই খাওয়া দাওয়া ও অন্যান্য খরচের বিষয়গুলি সকল মেস সদস্যেদের মাঝে মাস শেষে সমানভাবে ভাগ হয়। অর্থাৎ মাস শেষে পুরো মাসের খরচের হিসাব যোগ বিয়োগ করে বের করতে হয়।

মাস শেষে এই হিসাব নিকাশের ব্যাপারটা এক এক মেসে এক এক রকম। অর্থাৎ কোন কোন মেসে একজন নির্ধারিত সদস্য থাকেন। যিনি কিনা প্রত্যেক মাসে মাস শেষে মেসের হিসাব নিকাশের তদারকি করে থাকেন। আবার কোন কোন মেসে এক এক মাসে এক এক জন সদস্যকে মাস শেষে মেসের হিসাব নিকাশ করতে হয়। এর মধ্যে যারা হিসাব নিকাশে কাঁচা বা ঝামেলা মনে করেন, তাদের কাছে এটা এক বিরক্তিকর বিষয়। যা ক্যালকুলেটর ও কাগজকলমের সাহায্যের মাধ্যমে করতে গেলে অনেক ঝামেলা ও সময়ের ব্যাপার। এই ঝামেলা এবং সময় বাচাতে ডিজিটাল পদ্ধতিতে কিভাবে অতি সহজে মেসের হিসাব করা যায়। তাই দেখবো আমরা আজকের এই পোস্টের মাধ্যমে। তবে বলে রাখা ভালো যে, এই ডিজিটাল পদ্ধতিতে হিসাব করার জন্য আপনার একটি স্মার্টফোন অথবা কম্পিউটার থাকতে হবে।

আমরা মূলত এক্সেল শিট এর সাহায্য নিয়ে উক্ত কঠিন কাজকে সহজে সম্পাদন করবো। আমি আজকে আপনাদের সাথে মেসের হিসাব করার জন্য আগে থেকে প্রস্তুত করা এক্সেল শিট এর ফরমেট শেয়ার করব। যার ফলে আপনারা যারা এক্সেল এর কাজ পারেন আর না পারেন সকলেই এখানে কাজ করতে পারবেন। যেহেতু এক্সেল শিট ফরমেট করা। আপনার কাজ শুধু ডাটা ইনপুট দেওয়া। তবে হ্যাঁ, মেস সদস্যদের মধ্যে কারো যদি ডেস্কটপ বা লেপটপ (কম্পিউটার) থাকে তাহলে এই কাজ করতে আরও সুবিধা হবে। আর যদি নাও থাকে সেক্ষেত্রে সমস্যা নাই। যেহেতু বর্তমান সময়ে মোটামুটি সকলেরই অ্যান্ড্রয়েড স্মার্টফোন রয়েছে। তো স্মার্টফোনের মাধ্যমেও আমরা উক্ত কাজটি সম্পাদন করতে পারবো।

মেসের এক্সেল শিট ডাউনলোডঃ

সর্বপ্রথম আমাদের আমার নিজের তৈরি করা মেসের রেডিমেড এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করে নিতে হবে। তারপর সেটির উপর আমরা কাজ করবো। এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড করতে এখানে ক্লিক করুন।

উপরের ডাউনলোড লিংক থেকে এক্সেল ফাইলটি ডাউনলোড হয়ে গেলে সেটি ওপেন করুন। ওপেন করার পর ঠিক উপরের স্ক্রিনশটের মতো দেখা যাবে। শিটের দিকে লক্ষ্য করলে দেখবো এটির নাম দেওয়া আছে Blank হিসেবে। তো আমরা প্রথমে এই Blank নামক শিটটি কপি করে নিবো। এর জন্য Blank লেখাটির উপর মাউসের কার্সর নিয়ে মাউসের রাইট বাটনে ক্লিক করুন আর দেখুন উপরের স্ক্রিনশটের মতো এসেছে। এখানে Move or Copy লেখাটিতে ক্লিক করুন।

তারপর দেখুন উপরের স্ক্রিনশটের মতো এসেছে। এখানে move to end লেখাটি সিলেক্ট করুন। তারপর create a copy লেখাটির পাশে টিকচিহ্ন দিন। তারপর ok বাটনে ক্লিক করুন।

এইবার দেখুন উপরের স্ক্রিনশটের মতো আমাদের আগে থেকে তৈরি করা Blank নামক শিটটির আরেকটি শিট কপি হয়ে গিয়েছে। এখন যেটি নতুন করে কপি হয়েছে এটির নাম পরিবর্তন করে আপনি যে মাসের মেসের হিসাব করতে চান সে মাসের নাম লিখতে পারেন। অর্থাৎ এই বিষয়টি সম্পূর্ণ আপনার ইচ্ছেমতো করতে পারবেন। যেমন আমি এখানে January দিলাম। তারপর এইবার শিটের ভিতর আমাদের বেশকিছু কাজ করতে হবে। শিটের মধ্যে আপনার কাজ হচ্ছে ঠিকানা, মাসের নাম, বছর এবং মেসের সদস্যদের নাম এন্ট্রি দেওয়া বা লেখা। যেহেতু আমার এখানে আগে থেকে কিছু ডেমো দেওয়া রয়েছে সেহেতু এগুলোকে পরিবর্তন করে আপনি আপনার মতো করে নিবেন। উল্লেখ্য এখানে হয়তো কিছু অংশে বা সেলে বা ঘরে উলটপালট লেখা দেখা যাচ্ছে, এগুলো নিয়ে ঘাবড়ানোর কিছু নেই। এগুলো মূলত এইরকম দেখানোর কারণ হচ্ছে এগুলোতে ফর্মুলা এবং ফাংশন যুক্ত থাকার কারণে। যখন আপনি ভেলু বা সংখ্যা এন্ট্রি দিবেন বা লিখবেন তখন দেখবেন এগুলো ঠিক হয়ে যাবে।

“এইবার আসি আপনি এই এক্সেল ফাইলটিতে মূলত কী কাজ করবেন সেই বিষয়ে। আপনি এখানে মাস শেষে একজন ব্যক্তি অনুযায়ী মিল সংখ্যার ঘরে উক্ত মাসে তিনি মোট কতটি মিল গ্রহণ করেছেন তা লিখুন। তারপর কত টাকার বাজার করেছেন তা বাজার এর ঘরে লিখুন। এইভাবে প্রতিটি ব্যক্তির মিল সংখ্যা এবং বাজার লিখে ফেলুন।”

তাহলে দেখবেন ঠিক উপরের স্ক্রিনশটের মতো এক মাসের পূর্ণাঙ্গ মিল এবং খরচের হিসাব নিমিষেই বের হয়ে আসবে। এক মাসে মোট কতটি মিল হয়েছে। মোট কত টাকার বাজার হয়েছে। এর উপর নির্ভর করে প্রতিটি মিলে কত টাকা করে রেট এসেছে। একজন ব্যক্তির বাজারের খরচের উপর ভিত্তি করে তিনি কত টাকার মিল খেয়েছেন বা গ্রহণ করেছেন তার পুঙ্খানুপুঙ্খ হিসেব বের হয়ে আসবে।

তারপর উপরের স্ক্রিনশটের মতো সর্বশেষ হিসেব এর সেকশনে কে কত টাকা মেসে দেনা আছেন বা পাওনা আছেন তাও হিসেব করে বের হয়ে আসবে। এইবার আপনারা কে পাবেন এবং কে দিবেন তা সমন্বয় করে নিবেন। আর এতে করে অতি সহজেই আপনাদের মাসিক মেসের হিসাবটি করে নিতে পারবেন।

উল্লেখ্য এই শিটটিতে মোট ১০ দশ সদস্যের তালিক অন্তর্ভুক্ত করার ফিল্ড রয়েছে, প্রয়োজন পড়লে বাড়িয়ে নিতে পারবেন অসুবিধা নেই। আর হ্যাঁ, আমি এখানে কম্পিউটার দিয়ে দেখিয়েছি বিধায় আবার মনে করবেন না যে এটির কাজ করতে হলে কম্পিউটারের প্রয়োজন পড়বে। আপনি চাইলে এটি মোবাইলেও করতে পারবেন। তো এই ছিলো মূলত আমার আজকের টপিকের মূল বিষয়বস্তু। এই এক্সেল ফাইলটির উপরে কাজ করতে গিয়ে যদি কেউ কোনো সমস্যার সম্মুখীন হয়ে থাকেন তাহলে নক দিবেন সমাধান দেওয়ার চেষ্টা করব।

আপনাদের সুবিধার্থে আমি আমার টিপস এন্ড ট্রিকসগুলি ভিডিও আকারে শেয়ার করার জন্য একটি ইউটিউব চ্যানেল তৈরি করেছি। আশা করি চ্যানেলটি Subscribe করবেন।

সৌজন্যে : বাংলাদেশের জনপ্রিয় এবং বর্তমান সময়ের বাংলা ভাষায় সকল গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ক টিউটোরিয়াল সাইট – www.TutorialBD71.blogspot.com নিত্যনতুন বিভিন্ন বিষয়ে টিউটোরিয়াল পেতে সাইটটিতে সবসময় ভিজিট করুন।